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Neuerungen des QMC Releases 9.11 sind in grüner Schrift hervorgehoben.
Neue Oberfläche aufrufen
Vorübergehend werden die alte sowie die neue Workflow-Oberfläche parallel betrieben. Die neue Oberfläche wird über den Menubutton "Ql Workflow" aufgerufen und sieht wie folgt aus:
Suchfeld / Suche nach Workflow-ID
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In der Ansicht ist ersichtlich, wie viele Workflows je Queue resp. je Workflowschritt / Arbeitsaufgabe vorhanden sind. Die Zahl wird im Format 45/12 7 dargestellt. Die erste Zahl (45) zeigt an wie viele Workflows resp. in dem Workflowschritt in der Queue sind, welche keinem Benutzer zugewiesen sind und somit nicht in Bearbeitung sind. Die zweite Zahl (127) zeigt an, wie viele Workflows insgesamt in der Queue resp. in dem Workflowschritt vorhanden sind. Diese Zahl kann von den angezeigten Resultaten (im Beispiel 107) abweichen, denn bei den angezeigten Suchresultaten werden die Workflows, welche beim angemeldeten Benutzer liegen nicht angezeigt und deshalb nicht mitgezählt.
Im Register "Meine" wird im Titel die Gesamtanzahl (10) der dem eingeloggten User zugewiesenen Workflows (unabhängig der Queue) dargestellt.
Baum ein-/ausblenden
Damit die Workflow-Queue (Trefferanzeige) besser sichtbar ist, kann die Baumstruktur auf der linken Seite bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden über das Symbol > resp. <.
Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten wenn die Baumstruktur eingeklappt ist, wird der Pfad in der Workflow-Queue (Trefferanzeige) dargestellt (im Beispiel Administration - Service Bestellung). So kann die Aufgabe zugeordnet werden
Workflow öffnen / in Queue zurückrufen / zuordnen
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Soll der Workflow/die Arbeitsaufgabe einem bestimmten Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen werden, kann ein User welcher über Workflow Administratorenrechte für die Queue verfügt, den Workflow über "Zuordnen" direkt zuweisen. Bei diesem Schritt erscheint ein Popup, in welchem neben dem QMC- Benutzernamen des gewünschten Users noch eine Notiz hinzugefügt werden kann (bspw. mit Grund, warum der Workflow dem Benutzer zugewiesen wird oder einen Bearbeitungshinweis). Hat der QMC-User keine Rechte auf der Queue, in welcher sich der Workflow befindet, so kann die Aufgabe dem User nicht zugewiesen werden. Dies ist nur auf der neuen Workflow-Oberfläche möglich.
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Den Workflow übernehmen oder zurücklegen geschieht über die Buttons "Übernehmen" und "Zurückgeben". Beim Button "Zurückgeben" . erscheint ein Dialogfenster, wo man den Schritt nochmals bestätigt und danach zurück auf die Workflow-Queue gelangt.
Zum nächsten Workflowschritt gelangt man über die Schaltfläche "Weiter". Falls es erlaubt ist, einen Workflowschritt zurück zu gehen, ist die Schaltfläche "Zurück" aktiv und kann ausgewählt werden. Über "Abbrechen" kann der Workflow/die Arbeitsaufgabe abgebrochen und der Abbruchworkflow gestartet werden.
Einen Kommentar zum Workflow oder der Arbeitsaufgabe kann man über den Button "Kommentar hinzufügen" erstellen. Klickt man auf diese Schaltfläche, so erscheint ein neues Fenster. Der eingetragene Kommentar wird dann in der History der Workflows angezeigt. Wird das Häkchen "Als wichtigen Hinweis markieren" angewählt, so wird der Eintrag in der Kundenhistory des Kunden gespeichert sowie in dem grauen Infobalken unter "wichtige Informationen" angezeigt.
Weitere Erläuterungen siehe Unterkapitel "Kommentar hinzufügen".
Ansicht des Dialogfensters um Workflow in die Queue zurückzulegen, damit auch andere diesen bearbeiten können.
Hier die Ansicht, wenn der Workflow einem anderen User zugewiesen ist (öffnen via "Anzeigen"). In diesem Modus kann ein Kommentar oder eine Info hinzugefügt werden (siehe nachfolgende Erläuterungen). Zudem sieht man bei welchem User sich der Workflow befindet und man gelangt zurück zur Workflow Übersicht.
Kommentar hinzufügen
Einen Kommentar zum Workflow oder der Arbeitsaufgabe kann man über den Button "Kommentar hinzufügen" erstellen. Klickt man auf diese Schaltfläche, so erscheint ein neues Fenster. Der eingetragene Kommentar wird dann in der History der Workflows angezeigt. Wird das Häkchen "Als wichtigen Hinweis markieren" angewählt, so wird der Eintrag in der Kundenhistory des Kunden gespeichert sowie in dem grauen Infobalken unter "wichtige Informationen" angezeigt.
Workflow-Information / Prozessinfo
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Dokumente, welche blanko erzeugt wurden und nun durch den Vertragspartner ausgefüllt und/oder unterzeichnet wurden (bspw. Portierungsformular oder Übernahmeerklärungen), können beim aufgeführten Dokument manuell zugeordnet werden (siehe rote Markierung im nachfolgenden Printscreen).
Generierte Dokumente können in der neuen Workflow-Oberfläche dem Kunden auch per E-Mail zugestellt werden (siehe rote Markierung im nachfolgenden Printscreen).
Dokument manuell zuordnen
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Beim Klicken auf "Neues Dokument hochladen" wird ein Fenster geöffnet, in welchem der Dokumenttyp ausgewählt wird (bspw. Ausweiskopie, freies Dokument oder ähnliches). Die vordefinierten Dokumenttypen sind alphabetisch geordnet. Danach wird die neue Datei von der lokalen Ablage ausgewählt (Datei auswählen). Mittels Button "Hochladen" wird dann die Datei auf dem Kunden abgespeichert. Das Dokument ist im Workflow / der Arbeitsaufgabe im Register Dokumente zu sehen wie auch auf dem Kunden unter Kundendaten > Dateien. Als Titel des Dokuments wird der Dateiname aus der lokalen Ablage ergänzt mit der Workflow-ID und dem Benutzer, welcher das Dokument hochgeladen hat (bspw. Ausweiskopie.pdf_909844_eb.hmuster). Der gewählte Dokumententyp wird in schwarzer Schriftfarbe als Titel oberhalb des Dokuments dargestellt.
Dokument per E-Mail versenden
Generierte Dokumente können in der neuen Workflow-Oberfläche dem Kunden auch per E-Mail zugestellt werden. Dafür wird im Register Dokumente auf die Pfeilschaltfläche beim Dokument geklickt, welches per E-Mail versendet werden soll. Im Dropdown-Feld erscheint die Aktion "Als E-Mail versenden". Wird dieses Feld betätigt, so wird das Dokument mit Briefpapier an die Kontakt E-Mail-Adresse des Kunden zugestellt.
Diese Funktion ist auf für QMC-Benutzer verfügbar, welche den Workflow nicht selber in Bearbeitung haben.
Die Funktion "Als E-Mail versenden" aufrufen
In der Kundeninfo ist ersichtlich, an welche E-Mail-Adresse das E-Mail versendet wird
Der erfolgreiche Versand des E-Mails wird in dem grünen Infobalken angezeigt.
Die versendete Mitteilung ist auf dem Kunden in der Rubrik Kundendaten > Kommunikation ersichtlich.
Register History
Im Register History werden alle Aktivitäten in dem Workflow / der Arbeitsaufgabe gespeichert. Es ist ersichtlich wann welche Aktion vom wem durchgeführt wurde. Die Aktivitäten sind chronologisch geordnet. Die hellgraue Datums- und Zeitangabe links zeigt den Startzeitpunkt, die grüne Datums- und Zeitangabe rechts zeigt den Endzeitpunkt. Darunter ist die Aktivität und der User, der sie ausgeführt hat, aufgeführt.
Kommentare, die hinzugefügt wurden (siehe Kapitel Workflow Bedienung), sind ebenfalls in der Workflowhistory ersichtlich. AW steht für awaiting (warten auf Eingabe), d.h. dieser Schritt ist noch nicht abgeschlossen sondern Sie sind blau hinterlegt. In Fettdruck werden die Kommentare dargestellt, welche als "wichtiger Hinweis" markiert wurden.
Wenn bei einem Schritt offen steht, so wurde dieser noch nicht abgeschlossen und befindet sich noch in Arbeit.
Register Bestellung
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Als Standardwert ist immer "Alle Infos anzeigen" aktiv. D.h. sobald eine andere Rubrik angewählt wird und man danach wieder zurück auf Bestellungen geht, ist wieder "Alle Infos anzeigen" aktiv.
Übersicht über umgesetzte resp. "alte" Workflows(chritte)
Neue Oberfläche
- Abbruch Bestellung
- Adresswechsel
- Analog Check
- Arbeitsaufgabe Modemwechsel
- Arbeitsaufgabe QL Basic Aktivierung / Deaktivierung
- E-Mail Wechsel
- Festnetz Wechsel
- Geräteplan aktivieren
- Geräterückgabe
- Mobile Wechsel
- OTO-Bauauftrag
- Patchauftrag
- Portierung (Brief erzeugen und drucken)
- Umzug und Tech. Wechsel teilweise
- Vpbx Bestellung
- Service-Bestellung teilweise:
- Manuelle Bonitätsprüfung --> Im Schritt Bonitätsprüfung des Servicebestellungs-Workflows wird die PDF-Datei mit dem Deltavista-Report nur angezeigt, sofern eine vorhanden ist und der User über das manuelle Recht FinanceUser verfügt.
- Bestellung mit Mobile freigeben
- Bestellbestätigung inkl. Vertrag und POA versenden
- Kunde auswählen
- Adresse in ERP erfassen
- Kautionsschreiben an Kunden versenden
- Prüfung Kaution
- Unterschrift prüfen
- Gewünschtes Aufschaltdatum erfassen
- Geräteadressen erfassen
- Lieferschein versenden
- Paket-Carcode erfassen
- Willkommensbrief versenden
Alte Oberfläche
- Netzprüfung durchführen
- Netzbetreiber mahnen
- HF Anschlussprüfung
- Umzug und Tech. Wechsel teilweise