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Neuerungen des QMC Releases 9.15 sind in grüner Schrift hervorgehoben.
Neue Oberfläche aufrufen
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Workflows aufrufen
Die Worfklow-Oberfläche wird über den Menubutton "Ql Workflow" aufgerufen und sieht wie folgt aus:
. Alternativ kann ein bestimmter Workflow mit der Workflow-ID in der Suchmaske aufgerufen werden (über diesen Weg wird der Kunde gesucht und über den Kunden kann in der Rubrik Info > Workflows der Workflow geöffnet werden).
Suchfeld / Suche nach Workflow-ID
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Unterhalb werden die Queues dargestellt. Auf der ersten Stufe ist die Queue (Administration, Finanzen, Technik usw.). Klickt man auf die gewünschte Queue, so werden auf der zweiten Stufe (eingerückt dargestellt) die einzelnen Workflowschritte und Arbeitsaufgaben der Queue dargestellt.
Erläuterung Anzahl Workflows je Queue
In der Ansicht ist ersichtlich, wie viele Workflows je Queue resp. je Workflowschritt / Arbeitsaufgabe vorhanden sind. Die Zahl wird im Format 5/7 dargestellt. Die erste Zahl (5) zeigt an wie viele Workflows resp. in dem Workflowschritt in der Queue sind, welche keinem Benutzer zugewiesen sind und somit nicht in Bearbeitung sind. Die zweite Zahl (7) zeigt an, wie viele Workflows insgesamt in der Queue resp. in dem Workflowschritt vorhanden sind. Diese Diese Zahl kann von den angezeigten Resultaten (im Beispiel 7) abweichen, denn bei den angezeigten Suchresultaten werden die Workflows, welche beim angemeldeten Benutzer liegen nicht angezeigt und deshalb nicht im Beispiel 7) abweichen. Sind die zugeordneten Workflows ausgeblendet, so werden diese in der Queue nicht mitgezählt – d.h. die Zahl kann von derjenigen im Baum abweichen. Zurückgestellte Workflow werden im Baum nicht mitgezählt.
Im Register "Meine" wird im Titel die Gesamtanzahl (10) der Workflows dargestellt, welche dem eingeloggten User zugewiesenen sind.
Baum ein-/ausblenden
Damit die Workflow-Queue (Trefferanzeige) besser sichtbar ist, kann die Baumstruktur auf der linken Seite bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden über das Symbol > resp. <.
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Wurde das Dokument erfolgreich manuell zugeordnet, erscheint ein entsprechender Hinweis in einem grünen Balken und im Register Dokumente steht bei der entsprechenden Datei nun "validiert".
Dokument validieren
Wurde das Dokument bereits hochgeladen (bspw. mittels Scan to Mail - siehe nachfolgender Abschnitt), ist aber noch nicht validiert, so muss noch die manuelle Validierung erfolgen. Die Validierung erfolgt indem auf dem entsprechenden Dokument auf "Validieren" geklickt wird. Sobald auf "Validieren" geklickt wird, wird im Hintergrund geprüft, ob bereits eine Version des Dokuments zum Validieren vorhanden ist.
Ist noch kein Dokument zum validieren vorhanden, so erscheint eine entsprechende Meldung, damit das Dokument noch zugeordnet werden kann.
Ist ein Dokument zum Validieren vorhanden, so erscheint die entsprechende Maske, wo die Unterschrift geprüft und das Datum der Unterschrift auf dem Dokument übertragen wird. Mittels bestätigen über "Unterschrift verifiziert" wird das Dokument validiert.
Danach ist im Workflow ersichtlich, dass das Dokument validiert ist. Die Aktualisierung der Anzeige im Workflow dauert einige Sekunden. Über den Button "Erneut prüfen" oder mit Drücken von F5 kann dies beschleunigt werden. Wurde das Dokument validiert, kann mit "Weiter" zum nächsten Workflow-Schritt gewechselt werden.
Scan to Mail - Vertragsdokumente automatisch dem Kunden zuordnen
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Im Register History werden alle Aktivitäten in dem Workflow / der Arbeitsaufgabe gespeichert. Es ist ersichtlich wann welche Aktion vom wem durchgeführt wurde. Die Aktivitäten sind chronologisch geordnet. Die hellgraue Datums- und Zeitangabe links zeigt den Startzeitpunkt, die grüne Datums- und Zeitangabe rechts zeigt den Endzeitpunkt. Darunter ist die Aktivität und der User, der sie ausgeführt hat, aufgeführt. Dies gilt auch bei Abbruch einer Service Bestellung für den Abbruchgrund. Der Abbruchgrund wird zusätzlich als Kommentar in den abgebrochenen "Service Bestellung"-Workflow geschrieben wird (dies auch bei Neukunden).
Kommentare, die hinzugefügt wurden (siehe Kapitel Workflow Bedienung), sind ebenfalls in der Workflowhistory ersichtlich. Sie sind blau hinterlegt. In Fettdruck werden die Kommentare dargestellt, welche als "wichtiger Hinweis" markiert wurden.
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