1) Gekürzter Export der Daten (nur diejenigen Daten exportieren, welche in der Tabelle angezeigt werden)
Mit diesem Export werden lediglich die Daten aus der gewählten Tabellensicht gezogen und nicht alle in der Tabelle integrierten Ebenen und Hierarchien. Das verkürzt den Download der Daten und vereinfacht das Darstellen der Daten im Excel:
Wählt eine Tabelle/Visual aus einem Power BI Report, wovon ihr die Zahlen ins Excel exportieren wollt. In der Tabelle wird in den Spalten das Jahr angezeigt. Klickt mit der rechten Maustaste auf das Jahr, sodass ein Dropdown erscheint. Klickt auf «Kopieren» im Dropdown und von dort auf «Auswahl kopieren»:
Die Daten sind nun in der Zwischenablage gespeichert. Öffnet das Excel, in welches ihr die Daten einfügen möchtet, und fügt sie ein (z.B. mit Tastenkombination Ctrl+V):
Ihr erhaltet nun NUR die Daten, welche in der Tabelle angezeigt wurden, und keine weiteren aus möglichen anderen Ebenen der Tabelle. (hier konkret heisst das, dass nur der Dienst gezeigt wird und nicht z.B. Produkt einzel/Technologie usw. Genauso wird nur der Monat angezeigt und keine Tagesdaten)
Diese Daten können nun mittels Grafik oder Pivot dargestellt werden. Wer eine Anleitung für eine Pivot Erstellung braucht, findet diese im WIKI:
2)Erweiterter Datenexport - Export der Zahlen aus allen Ebenen und Hierarchien, welche in dieser Tabelle integriert sind
Mit der PowerBI Version Januar 2020 wurde die Funktionalität zum Exportieren von Daten aus dem PowerBI Reports ausgebaut und verbessert (Summery Januar 2020 Release). Neu können die Daten sowohl als Excel wie auch als CSV exportiert werden.
Die Export Funktion findet man unter den 3 Punkten oben rechts im entsprechenden Visual/Tabelle.
Anschliessend öfffnet sich das Export Fenster:
Es gibt die Option zusammengefasste Daten (Summarized data) oder die Quelldaten (Underlying data) zu exportieren. Der Export der zusammengefassten Daten beinhaltet die Daten wie diese im Visual/in der Tablle dargestellt werden. Exportiert man die Quelldaten entspricht dies den Daten ohne Aggregationen oder Zusammenfassungen, d.h. dass z.B. alle Ebenen, die in dieser Tabelle hinterlegt sind, ebenfalls exportiert werden. Deshalb beinhaltet dieser Export viel mehr Daten und der Export dauert entsprechend länger als wenn nur die Zusammenfassungen exportiert werden.
Je nach Report kann es daher sein, dass wir den Export der Quelldaten deaktiviert haben, sprich dass diese Option nicht ausgewählt werden kann.
Als Fileformat kann Excel oder CSV ausgewählt werden. In beiden Formaten sind die gleichen Daten vorhanden, jedoch existieren unteschiedliche Limiten bezüglich der Anzahl Zeilen, welche exportiert werden können. Die Limite ist jeweils bei der Auswahl des Fileformates angegeben.
Wird bei einem Export diese Limite erreicht (die Zeilen die zu viel sind werden abgeschnitten), müssen zusätzliche Filter gesetzt werden um die Datenmenge zu reduzieren. Z.B. nur noch den aktuellen Monat auswählen.